Selbstkosten im Transport kalkulieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Die Selbstkostenkalkulation ist das Herzstück der Fall- und Kalkulationsaufgabe in der Fachkundeprüfung Güterkraftverkehr und im Betrieb die Grundlage jedes belastbaren Angebots. Dieser Beitrag rechnet einen vollständigen Transport durch, von den jährlichen Fahrzeugkosten über den Kilometer- und Stundensatz bis zum Angebotspreis mit Gewinnzuschlag. Die verwendeten Werte sind frei gewählte Beispielzahlen, die den Rechenweg verdeutlichen sollen, nicht die Marktpreise eines bestimmten Fahrzeugs. Wichtig ist das Schema, nicht die einzelne Zahl.

Das Beispiel: ein Sattelzug auf einer Tagestour

Ein Verkehrsunternehmen setzt einen Sattelzug für einen Transport von 600 Kilometern ein. Die Tour dauert mit Be- und Entladung sowie Lenkzeit zehn Einsatzstunden. Geplant ist die Tour innerhalb der zulässigen täglichen Lenkzeit von 9 Stunden, die zweimal wöchentlich auf 10 Stunden verlängert werden darf (Art. 6 Abs. 1 VO (EG) 561/2006); nach 4,5 Stunden Lenkzeit ist eine Fahrtunterbrechung von 45 Minuten einzulegen (Art. 7 VO (EG) 561/2006), und die Aufzeichnung erfolgt über den Fahrtenschreiber nach VO (EU) 165/2014. Diese Vorgaben begrenzen die Einsatzstunden je Tag und damit die Zahl der Touren, auf die die Fixkosten verteilt werden können.

Schritt 1: Die jährlichen Fixkosten des Fahrzeugs

Zuerst werden alle zeitabhängigen Kosten zusammengetragen, die unabhängig von der Fahrleistung anfallen. Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten linear über die Nutzungsdauer; die kalkulatorischen Zinsen werden auf das durchschnittlich gebundene Kapital, also die halbe Anschaffungssumme, berechnet.

Schritt 2: Vom Jahres-Fixkostenblock zum Stundensatz

Die Fixkosten müssen über die geplante Einsatzzeit verteilt werden. Das Fahrzeug ist im Beispiel an 220 Arbeitstagen mit jeweils zehn Einsatzstunden produktiv, also 2.200 Einsatzstunden im Jahr. Daraus ergibt sich der Fixkostensatz je Stunde:

• 96.000 Euro geteilt durch 2.200 Stunden ergibt rund 43,64 Euro je Einsatzstunde.

Dieser Schritt ist die häufigste Fehlerquelle: Wird eine zu hohe Auslastung angesetzt, sinkt der Stundensatz scheinbar, und das Angebot liegt unter den tatsächlichen Kosten. Die geplante Auslastung sollte deshalb vorsichtig und realistisch gewählt werden, weil Lenk- und Ruhezeiten, Wartung und auftragsfreie Tage die nutzbaren Stunden begrenzen.

Schritt 3: Die variablen Kosten je Kilometer

Die fahrleistungsabhängigen Kosten werden je Kilometer erfasst. Sie steigen direkt mit der gefahrenen Strecke und sind dem Transport ohne Umlage zurechenbar.

Die Maut wird hier bewusst getrennt ausgewiesen, weil sie streckenscharf nach Achszahl, Gewichtsklasse und Schadstoffstufe anfällt und sich seit Dezember 2023 zusätzlich nach dem Kohlendioxidausstoß bemisst. Eine Vermischung mit den übrigen Kilometerkosten würde die Kalkulation verzerren.

Schritt 4: Die Selbstkosten der konkreten Tour

Nun werden die zeit- und die entfernungsabhängigen Kosten für den konkreten Auftrag zusammengeführt. Die Tour umfasst zehn Einsatzstunden und 600 Kilometer; für die mautpflichtige Strecke werden 0,19 Euro je Kilometer angesetzt.

1. Zeitkosten: 10 Stunden mal 43,64 Euro ergibt 436,40 Euro.
2. Variable Kilometerkosten: 600 km mal 0,66 Euro ergibt 396,00 Euro.
3. Maut: 600 km mal 0,19 Euro ergibt 114,00 Euro.
4. Selbstkosten der Tour: 436,40 plus 396,00 plus 114,00 ergibt 946,40 Euro.

Die Selbstkosten von 946,40 Euro sind die langfristige Preisuntergrenze. Wird der Auftrag dauerhaft unter diesem Wert angeboten, zehrt das Unternehmen seine Substanz auf und gefährdet die finanzielle Leistungsfähigkeit nach Art. 7 VO (EG) 1071/2009.

Schritt 5: Gewinnzuschlag und Angebotspreis

Auf die Selbstkosten wird der Gewinnzuschlag aufgeschlagen, der das unternehmerische Risiko und den angestrebten Ertrag abdeckt. Bei einem Zuschlag von 8 Prozent ergibt sich:

• Gewinnzuschlag: 8 Prozent von 946,40 Euro ergibt 75,71 Euro.
• Angebotspreis netto: 946,40 plus 75,71 ergibt rund 1.022,11 Euro.

Auf diesen Nettopreis kommt im Angebot an gewerbliche Kunden noch die gesetzliche Umsatzsteuer. Der so gebildete Preis ist nachvollziehbar begründet: Jede Position lässt sich auf eine Kostenart zurückführen, und bei einer Preisverhandlung ist sofort erkennbar, ab welchem Punkt der Auftrag in die Verlustzone rutscht.

Kurzfristige Preisuntergrenze bei Rückfracht

In der Praxis ist eine zweite Grenze wichtig. Steht das Fahrzeug am Zielort und gäbe es sonst eine Leerfahrt zurück, ist für eine Rückfracht die kurzfristige Preisuntergrenze maßgeblich. Sie liegt bei den variablen Kosten, hier also bei den Kilometer- und Mautkosten der Rückstrecke, weil die Fixkosten ohnehin anfallen. Jeder Erlös oberhalb dieser variablen Kosten liefert einen positiven Deckungsbeitrag und verbessert das Ergebnis gegenüber der Leerfahrt. Diese Unterscheidung zwischen kurzfristiger und langfristiger Preisuntergrenze wird in Prüfungsaufgaben regelmäßig abgefragt.

Die Kalkulation im Überblick

Nächste Schritte und vertiefende Beiträge

Wer dieses Schema sicher beherrscht, löst die Kalkulationsaufgabe der Fachkundeprüfung ohne langes Nachdenken und kann im Betrieb Preise begründen statt schätzen. Zur weiteren Vertiefung sind diese Beiträge hilfreich:

• Kostenrechnung in der Spedition für die Grundbegriffe von fixen und variablen Kosten bis zum Deckungsbeitrag.
• Beispiele zur Fahrzeugkostenrechnung für weitere durchgerechnete Aufgaben mit kommentierten Lösungswegen.
• Warum so viele durch die Fachkundeprüfung fallen für die Gründe, warum gerade die Kalkulationsaufgabe so oft Punkte kostet.

Prüfen Sie zuerst, wo Sie heute stehen, und üben Sie danach gezielt die Schritte, die noch unsicher sind. Der erste Schritt dauert nur wenige Minuten.