Digitaler Tachograph: Bedienung, Fahrerkarte und Aufbewahrungspflichten

Der digitale Tachograph ist das zentrale Kontrollgerät zur Überwachung der Lenk- und Ruhezeiten. Für Verkehrsleiter und Unternehmer ist seine korrekte Handhabung Pflicht, denn Verstöße werden bei jeder Kontrolle sichtbar und sind bußgeldbewehrt. In der Fachkundeprüfung Güterkraftverkehr gehört das Gerät zum Sachgebiet der Sozialvorschriften und wird regelmäßig zusammen mit den Lenk- und Ruhezeiten abgefragt. Dieser Beitrag erklärt die Bedienung, die Rolle von Fahrerkarte und Massenspeicher, die manuellen Nachträge sowie die Auslese- und Aufbewahrungsfristen nach VO (EU) 165/2014 und der Fahrpersonalverordnung (FPersV).

Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich

Die maßgebliche europäische Regelung ist die VO (EU) 165/2014 über Fahrtenschreiber im Straßenverkehr; sie hat die ältere VO (EWG) 3821/85 abgelöst. Sie regelt Einbau, Bauart und Benutzung des Kontrollgeräts. Eng verzahnt ist die VO (EG) 561/2006, die die Lenk- und Ruhezeiten selbst bestimmt; der Tachograph dokumentiert die Einhaltung dieser Vorgaben. Auf nationaler Ebene konkretisiert die Fahrpersonalverordnung (FPersV) die Pflichten, etwa zur Aufbewahrung und zur Mitführung von Nachweisen.

Aufzeichnungspflichtig sind grundsätzlich Fahrzeuge mit einer zulässigen Gesamtmasse über 3,5 Tonnen im gewerblichen Güterkraftverkehr. Für Fahrzeuge zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen sieht die FPersV eigene Aufzeichnungspflichten vor, etwa handschriftliche Nachweise. Wie eng der Tachograph mit den Lenkzeit-Grenzwerten zusammenhängt, zeigt der Beitrag zu den Lenk- und Ruhezeiten nach VO (EG) 561/2006.

Fahrerkarte und Massenspeicher

Der digitale Tachograph speichert Daten an zwei Orten, die in der Prüfung klar auseinanderzuhalten sind. Die Fahrerkarte ist eine personenbezogene Chipkarte, die jeder Fahrer besitzt und beim Antritt der Fahrt in das Gerät einsteckt. Sie speichert die Tätigkeiten des Fahrers, also Lenkzeiten, Bereitschaftszeiten, sonstige Arbeitszeiten und Ruhezeiten, über einen Zeitraum von mindestens 28 Tagen. Der Massenspeicher dagegen ist der Datenspeicher im Gerät selbst; er ist fahrzeugbezogen und zeichnet alle Bewegungen des Fahrzeugs unabhängig vom Fahrer auf, in der Regel über mindestens 365 Tage.

Daraus folgt die Doppelstruktur der Auslese- und Aufbewahrungspflichten: Fahrerbezogene Daten werden von der Fahrerkarte gelesen, fahrzeugbezogene Daten aus dem Massenspeicher. Beide Datenbestände müssen regelmäßig heruntergeladen und archiviert werden.

Neben der Fahrerkarte gibt es drei weitere Kartentypen, deren Funktion in der Prüfung gefragt sein kann:

• Unternehmenskarte: Sie identifiziert das Unternehmen und ermöglicht das Auslesen sowie die Sperrung der Daten gegen unbefugten Zugriff.
• Werkstattkarte: Sie ist für die Kalibrierung und Prüfung des Geräts durch zugelassene Werkstätten bestimmt.
• Kontrollkarte: Sie wird von den Aufsichts- und Kontrollbehörden bei Straßenkontrollen verwendet.

Bedienung im Fahrbetrieb

Vor Fahrtantritt steckt der Fahrer seine Fahrerkarte ein; bei mehreren Fahrern nutzt der zweite Fahrer den zweiten Kartenschacht. Der Fahrer stellt am Gerät die jeweilige Tätigkeit ein, soweit das Gerät nicht automatisch umschaltet. Die Lenkzeit erkennt der Tachograph selbsttätig an der Fahrzeugbewegung; Bereitschaft, sonstige Arbeit und Ruhe muss der Fahrer aktiv über die Tasten wählen. Am Ende der Schicht entnimmt der Fahrer die Karte erst, wenn alle Tätigkeiten erfasst sind.

Besonderes Augenmerk gilt der Mitführpflicht. Der Fahrer muss die Aufzeichnungen des laufenden Tages und der vorausgehenden 56 Tage mitführen und auf Verlangen vorlegen können (Art. 36 VO (EU) 165/2014). Der auf 56 Tage erweiterte Zeitraum gilt seit dem 31. Dezember 2024 (VO (EU) 2020/1054); bis dahin waren es 28 Kalendertage. Dazu zählen die Fahrerkarte, etwaige handschriftliche Aufzeichnungen und Ausdrucke. Fehlende Nachweise gelten bei der Kontrolle als nicht eingehaltene Vorschrift.

Manuelle Nachträge

Nicht jede Tätigkeit erfasst das Gerät automatisch. Zeiten ohne gesteckte Karte, etwa bei Fährüberfahrten, Bahntransporten oder Tätigkeiten außerhalb des Fahrzeugs, muss der Fahrer manuell nachtragen. Der Nachtrag erfolgt beim Einstecken der Karte über die Eingabemaske des Geräts oder per handschriftlicher Ergänzung auf einem Ausdruck. Maßgeblich ist, dass die lückenlose Dokumentation des Arbeitstages gewährleistet bleibt. Fehlende oder unplausible Nachträge sind ein häufiger Kontrollbefund, weil sie die Berechnung der Lenk- und Ruhezeiten verfälschen.

Auslese- und Aufbewahrungsfristen

Der Unternehmer ist verpflichtet, die Daten regelmäßig herunterzuladen und zu archivieren. Die Fristen ergeben sich aus VO (EU) 165/2014 und der FPersV und sind ein dankbares Prüfungsthema, weil sie exakte Zahlen verlangen.

Über die straßenverkehrsrechtliche Aufbewahrung hinaus sind die Aufzeichnungen zugleich Geschäftsunterlagen. Soweit sie für die Lohnabrechnung oder die Frachtabrechnung nach den §§ 407 ff. HGB von Bedeutung sind, greifen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die deutlich länger laufen können. Der Unternehmer sollte deshalb eine Archivierung wählen, die beide Anforderungen abdeckt.

Kontrollpflichten des Unternehmens

Die VO (EU) 165/2014 verpflichtet nicht nur den Fahrer, sondern auch das Unternehmen. Der Verkehrsleiter muss die heruntergeladenen Daten auswerten, Verstöße erkennen und auf deren Abstellung hinwirken. Dazu gehört die regelmäßige Prüfung auf Überschreitungen der Lenkzeit, unzureichende Fahrtunterbrechungen und verkürzte Ruhezeiten. Wird ein Verstoß festgestellt, ist er zu dokumentieren und der Fahrer nachweislich zu unterweisen. Diese Verantwortung gehört zu den Kernaufgaben der verkehrsleitenden Person; welche Befugnisse und Pflichten damit verbunden sind, beschreibt der Beitrag Verkehrsleiter werden.

Die häufigsten Pflichtverletzungen, die in Prüfung und Praxis auftreten, sind:

1. Nicht oder zu spät ausgelesene Fahrerkarten und Massenspeicher.
2. Fehlende manuelle Nachträge bei kartenloser Tätigkeit.
3. Manipulation am Gerät oder Fahren ohne gesteckte Karte.
4. Unterlassene Auswertung der Daten und fehlende Unterweisung der Fahrer.

Manipulationen am Kontrollgerät sind keine Ordnungswidrigkeit am Rande, sondern können den Tatbestand einer Straftat erfüllen und die Zuverlässigkeit des Unternehmens nach Art. 6 VO (EG) 1071/2009 gefährden. Damit steht im Ernstfall der gesamte Berufszugang auf dem Spiel.

Weiterlesen und Wissensstand prüfen

Der Tachograph und die Sozialvorschriften gehören zu den am häufigsten geprüften Themen. Vertiefen Sie die angrenzenden Inhalte und ordnen Sie das Gerät in den Gesamtstoff ein:

• Lenk- und Ruhezeiten verstehen
• Verkehrsleiter werden: Aufgaben und Verantwortung
• So ist die IHK-Fachkundeprüfung aufgebaut

Prüfen Sie in wenigen Minuten, wie sicher Sie Tachograph, Fristen und Sozialvorschriften beherrschen, und schließen Sie danach gezielt Ihre Lücken mit einer pruefungsnahen Vorbereitung.