Alle Lektionen und Transferfälle als Lesetext
Hier können Sie die Erklärungen und Beispiele ohne Zwischensicherung lesen. Für Verständnisfragen, eigene Antworten und gezielte Wiederholung nutzen Sie den Lernstand oben.
1. Ein Auftrag ist noch keine Zahlung
Eine belastbare Abrechnung beginnt vor dem Rechnungsdruck. Der Auftrag beschreibt, wer welche Beförderung bestellt hat. Der Leistungsnachweis hält fest, welche Fahrt tatsächlich ausgeführt wurde. Die Rechnung rechnet über diese Leistung ab. Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung; der Bankauszug zeigt eine Kontobewegung. Eine offene Forderung ist dagegen der noch auszugleichende Anspruch. Ein Dokument kann mehrere Funktionen erfüllen, wenn sein Inhalt dafür ausreicht. Der Dateiname allein entscheidet nicht. Eine Rechnung ohne Zahlungsvermerk belegt deshalb nicht automatisch, dass der Kunde bereits bezahlt hat. Umgekehrt erklärt ein Kontoeingang ohne Zuordnung noch nicht, welche Fahrt er ausgleicht.
Im Mietwagenverkehr kommt eine eigene verkehrsrechtliche Aufzeichnung hinzu: Der Eingang des Beförderungsauftrags am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers ist nach § 49 Absatz 4 PBefG buchmäßig oder elektronisch festzuhalten. Diese Aufzeichnung ersetzt weder die Rechnung noch den Zahlungseingang. Für die tägliche Organisation ist eine eindeutige Verbindung zweckmäßig: Auftragskennung, tatsächliche Fahrt, Rechnungsnummer und Zahlungsreferenz lassen sich in beide Richtungen verfolgen. Der Fahrgast, die bestellende Person und der Vertragspartner müssen dabei nicht dieselbe Person sein. Der korrekte Leistungsempfänger wird anhand des tatsächlichen Auftragsverhältnisses geklärt und nicht nachträglich danach ausgewählt, wer einen Vorsteuerabzug haben möchte.
Bei Anzahlungen muss dieselbe Leistung vor einer Doppelabrechnung geschützt werden. Wird vor der Fahrt ein Teilentgelt vereinnahmt und darüber mit Umsatzsteuer abgerechnet, sind in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die dazugehörige Steuer abzusetzen. Die Endrechnung kann den Gesamtumfang der Leistung zeigen, darf den schon bezahlten Teil aber nicht erneut als offenen Betrag behandeln. Eine spätere Teilzahlung auf die Endrechnung ist anschließend ein eigener Zahlungsausgleich. Sie verändert nicht nach Belieben den vereinbarten Gesamtpreis. Die Kontrollgleichung lautet im einfachen Fall: endgültiger Gesamtbetrag abzüglich zugeordneter Zahlungen gleich Restforderung.
Umsatzsteuer und Gewinnermittlung haben jeweils eigene Zeitregeln. Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung; vereinnahmte Anzahlungen werden bereits für ihren Vereinnahmungszeitraum berücksichtigt. Eine vom Finanzamt nach § 20 UStG gestattete Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten knüpft dagegen an den Zahlungseingang an. Die Auswahl lässt sich nicht monatlich nach dem günstigeren Ergebnis wechseln. Eine unbezahlte Rechnung beweist daher weder allgemein, dass noch keine Umsatzsteuer entstanden ist, noch, dass bereits der ganze Rechnungsbetrag auf der Bank verfügbar wäre.
Auch die Buchführungsart ist zu klären, bevor Buchungssätze übernommen werden. § 238 HGB betrifft die kaufmännische Buchführung; § 241a HGB enthält eine begrenzte Ausnahme für Einzelkaufleute. Daneben stehen §§ 140 und 141 AO, bei der eigenständigen steuerlichen Pflicht einschließlich behördlicher Mitteilung über deren Beginn. Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Absatz 3 EStG setzt voraus, dass keine gesetzliche Buchführungs- und Abschlusspflicht besteht und tatsächlich auch keine entsprechenden Bücher und Abschlüsse geführt werden. Die folgenden Abstimmungen erklären deshalb Beleg- und Zahlungszusammenhänge, keinen universellen Kontenplan. Sämtliche Beträge, Kennungen und Betriebe in diesem Modul sind selbst entwickelte fiktive Lehrannahmen zur Selbstkontrolle, keine realen Geschäftsdaten oder individuelle Steuerberatung.
Fiktive Mietwagenfahrt: Anzahlung, Endrechnung und Restbetrag
Ein inländischer regelbesteuerter Mietwagenbetrieb hat eine gewöhnliche, vollständig in Deutschland ausgeführte Geschäftsreise für 595,00 Euro brutto vereinbart. Im Lehrfall gelten 19 Prozent Umsatzsteuer, keine Befreiung und keine Sondervereinbarung für Krankenfahrten. Der Kunde ist ein inländisches Unternehmen. Für dieses Beispiel sind monatliche Voranmeldungszeiträume ausdrücklich vorgegeben. Am 20. August 2026 werden 119,00 Euro angezahlt und mit einer ordnungsgemäßen Anzahlungsrechnung belegt. Die Fahrt wird am 8. September vollständig ausgeführt. Preise und Zahlungsvereinbarung sind reine Übungsannahmen, keine örtliche Tarifauskunft.
Gesamtleistung: 595,00 / 1,19 = 500,00 Euro netto und 95,00 Euro Umsatzsteuer. Vereinnahmte Anzahlung: 119,00 / 1,19 = 100,00 Euro netto und 19,00 Euro Steuer. Die Endrechnung weist die Gesamtleistung aus und zieht die Anzahlung einschließlich ihrer Steuer ab: 400,00 Euro netto + 76,00 Euro Steuer = 476,00 Euro noch zu zahlen. Die Anzahlung wird nicht noch einmal als neue Septemberfahrt erfasst.
Am 15. September gehen auf diese Endrechnung weitere 300,00 Euro ein. Die offene Forderung sinkt von 476,00 auf 176,00 Euro. Kontrollrechnung: 119,00 + 300,00 + 176,00 = 595,00 Euro. Tatsächlich eingegangen sind insgesamt 419,00 Euro, nicht 595,00 Euro. Bei der ausdrücklich unterstellten Besteuerung nach vereinbarten Entgelten werden 19,00 Euro Steuer dem August und die verbleibenden 76,00 Euro dem September zugeordnet. Das ist keine Aussage über die endgültige Zahllast nach Vorsteuerabzug und auch keine Gewinnberechnung.
2. Erst die Fahrt einordnen, dann die Steuer rechnen
Eine gespeicherte Steuerkennziffer darf die fachliche Prüfung nicht ersetzen. Zuerst wird die Leistung eingeordnet: eigene Beförderung, Vermittlung oder etwas anderes? Danach folgen Leistungsort, mögliche Steuerbefreiung und Steuersatz. Für Personenbeförderungen liegt der Leistungsort dort, wo die Beförderung tatsächlich bewirkt wird. Grenzüberschreitende Leistungen verlangen deshalb eine besondere Prüfung des inländischen Anteils. Unsere Rechenfälle bleiben vollständig im Inland und setzen ausdrücklich Regelbesteuerung sowie das Fehlen besonderer Befreiungen voraus. Ein Betrag aus einem Auslandsfall darf nicht einfach mit denselben Formeln und Annahmen übernommen werden.
Für Verkehr mit Taxen ermäßigt § 12 Absatz 2 Nummer 10 Buchstabe b UStG die Steuer auf sieben Prozent, wenn die Beförderung innerhalb einer Gemeinde erfolgt oder die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 Kilometer beträgt. Das sind zwei alternative Anknüpfungen. Eine gemeindeübergreifende Taxifahrt von genau 50 Kilometern ist unter den übrigen Voraussetzungen begünstigt. Eine längere Taxifahrt kann innerhalb derselben Gemeinde ebenfalls begünstigt sein. Für eine gemeindeübergreifende Fahrt über 50 Kilometer greift diese Ermäßigung dagegen nicht. Die Genehmigungs- und Verkehrsform muss tatsächlich passen; ein in einer App ausgewähltes Etikett macht aus einem Mietwagen kein Taxi.
Gewöhnlicher Mietwagenverkehr ist grundsätzlich nicht allein wegen einer kurzen Strecke ermäßigt. Bei den hier ausdrücklich gewöhnlichen Mietwagenfahrten gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Das ist keine Behauptung, jede denkbare Mietwagenfahrt müsse ausnahmslos so besteuert werden. Die amtliche Verwaltungsauffassung behandelt insbesondere bestimmte Krankenfahrten aufgrund entsprechender Sondervereinbarungen mit Krankenkassen gesondert; dabei können vergleichbare Vereinbarungen für Taxiunternehmen im gleichen räumlichen Geltungsbereich entscheidend sein. Schon das Fahrtziel Krankenhaus reicht dafür nicht. Solche Fälle und mögliche Steuerbefreiungen sind vor der Belegausstellung anhand ihrer tatsächlichen Voraussetzungen gesondert zu prüfen.
Bei einem gegebenen Bruttobetrag ist die Steuer bereits enthalten. Bei 19 Prozent ergibt sich der Nettobetrag aus dem Bruttobetrag geteilt durch 1,19; die Steuer lässt sich mit brutto × 19 / 119 berechnen. Bei sieben Prozent lauten die entsprechenden Faktoren 1,07 und 7 / 107. Brutto × 19 Prozent würde die Steuer auf einen Betrag berechnen, in dem sie schon enthalten ist. In den Centbeispielen wird der enthaltene Steuerbetrag je ausdrücklich benannter Abrechnungseinheit kaufmännisch auf einen Cent gerundet; netto ist anschließend brutto minus diese gerundete Steuer. Positionen mit verschiedenen Steuersätzen bleiben getrennt. Eine Gesamtquote aus dem Tagesumsatz ist kein Ersatz für diese Zuordnung.
Kleinunternehmerregelung und Kleinbetragsrechnung sind verschiedene Dinge. § 19 UStG enthält eine Steuerbefreiung unter eigenen Voraussetzungen, einschließlich der maßgeblichen Umsatzgrenzen und eines möglichen Verzichts. § 33 UStDV vereinfacht dagegen Rechnungsangaben bei einem begrenzten Rechnungsbetrag. Ein kleiner Fahrpreis befreit einen regelbesteuerten Betrieb nicht von Umsatzsteuer. Bei tatsächlich nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreien Umsätzen wird keine angeblich enthaltene Umsatzsteuer herausgerechnet und gesondert ausgewiesen; für die Rechnung ist § 34a UStDV zu beachten. Ob der konkrete Betrieb die Steuerbefreiung beanspruchen darf, wird hier nicht aus einer einzelnen Fahrt oder aus der Zahl seiner Fahrzeuge abgeleitet.
Drei fiktive Fahrten, zwei Steuersätze, eine Kontrollsumme
Ein regelbesteuerter Betrieb führt drei voneinander unabhängige Inlandsfahrten aus. Fahrt A ist eine ordnungsgemäße Taxifahrt innerhalb einer Gemeinde für 128,40 Euro brutto. Fahrt B ist eine Taxifahrt über 62 Kilometer zwischen verschiedenen Gemeinden für 71,40 Euro brutto. Fahrt C ist eine gewöhnliche Mietwagenfahrt über 18 Kilometer für 59,50 Euro brutto, ohne besondere Krankenfahrtvereinbarung oder Steuerbefreiung. Die Beträge sind fiktive bereits feststehende Abrechnungswerte, keine Tarifempfehlung.
A: 128,40 × 7 / 107 = 8,40 Euro Steuer; netto bleiben 120,00 Euro. B: 71,40 × 19 / 119 = 11,40 Euro Steuer; netto 60,00 Euro. C: 59,50 × 19 / 119 = 9,50 Euro Steuer; netto 50,00 Euro. Die kurze Mietwagenstrecke löst nicht die Taxi-Ermäßigung aus. Umgekehrt wird bei A nicht nach einer zusätzlich verlangten Höchststrecke gesucht, weil die Gemeindebedingung bereits erfüllt ist.
Kontrolle über alle drei Belege: 128,40 + 71,40 + 59,50 = 259,30 Euro brutto. Netto: 120,00 + 60,00 + 50,00 = 230,00 Euro. Steuer: 8,40 + 11,40 + 9,50 = 29,30 Euro. Damit gilt 230,00 + 29,30 = 259,30. Die 230,00 Euro sind noch kein Gewinn, weil die Kosten dieser Fahrten hier nicht ermittelt wurden. Ob alle drei Beträge bereits bezahlt wurden, muss ebenfalls getrennt festgestellt werden.
3. Welche Angaben muss der Beleg wirklich tragen?
Für eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen besteht grundsätzlich die Rechnungspflicht nach § 14 Absatz 2 UStG, regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Bei einer gewöhnlichen Beförderung eines privaten Endverbrauchers folgt aus dieser Vorschrift nicht dieselbe allgemeine Rechnungspflicht. Das bedeutet nicht, dass ein Betrieb Zahlungen ohne Nachweise behandeln dürfte: Der Anspruch auf Quittung nach § 368 BGB, besondere Kassenbelegvorschriften und gegebenenfalls vertragliche oder örtliche Anforderungen sind gesondert zu beachten. Die Umsatzsteuerrechnung, der Zahlungsnachweis und ein technisch vorgeschriebener Kassenbeleg beantworten unterschiedliche Fragen.
Bei einer vollständigen gewöhnlichen Rechnung gehören nach § 14 Absatz 4 UStG insbesondere die vollständigen Namen und Anschriften beider Leistungsparteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum und einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer dazu. Hinzu kommen eine hinreichend bestimmte Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeteiltes Nettoentgelt, vereinbarte Entgeltminderungen und der jeweilige Steuersatz mit Steuerbetrag. Weitere Pflichtangaben hängen vom Fall ab. Der gesetzliche Gutschriftfall benötigt beispielsweise die entsprechende Bezeichnung. Eine Aussage wie Fahrdienst allein kann den tatsächlichen Leistungsumfang nicht zuverlässig erklären. Datum, Beförderungsbezug und nachvollziehbare Zuordnung der Fahrten verbessern die Prüfbarkeit.
Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV darf höchstens 250,00 Euro einschließlich Steuer betragen. Im hier gewöhnlichen Inlandsfall reichen mindestens vollständiger Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Befreiungshinweis. Empfängername, Rechnungsnummer und gesonderter Steuerbetrag gehören dann nicht zu diesen Mindestangaben. Das ist eine Erleichterung, kein Verbot freiwillig vollständiger Angaben. Bei 250,01 Euro ist diese Grenze überschritten. Werden mehrere Leistungen in einer Rechnung zusammengefasst, wird deren Gesamtbetrag beurteilt, nicht jeder einzelne Fahrpreis isoliert. Die gesetzlichen Ausnahmen etwa für Leistungen nach § 13b UStG bleiben außerhalb unserer gewöhnlichen Fälle.
Rechnungen über Taxi- oder Mietwagenbenutzung sind nach UStAE 14.7 Absatz 1 Satz 4 keine Fahrausweise im Sinne von § 34 UStDV. Die besondere Fahrausweisregel darf daher nicht als unbegrenzte Taxi-Ausnahme benutzt werden. Ebenso sind Kassenrecht und Umsatzsteuerrecht nicht identisch: Die KassenSichV behandelt EU-Taxameter und Wegstreckenzähler besonders. Nach § 7 Absatz 4 und § 8 Absatz 4 ist bei einem entsprechenden Gerät ohne Belegdrucker die gerätebezogene Belegausgabepflicht begrenzt; andere Vorgaben, insbesondere die umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen, bleiben bestehen. Die konkreten Anwendungszeitpunkte richten sich zudem nach Geräteart und §§ 9 und 10. Aus diesem Lehrmodul folgt keine allgemeine technische Freigabe eines Geräts und keine Behauptung einer überall identischen Nachrüstfrist.
Ein digitaler Prüfpfad kann Dokumente verbinden, darf Pflichtangaben aber nicht einfach unsichtbar machen. Bei einer sonstigen Rechnung können mehrere spezifisch verbundene Unterlagen nach § 31 Absatz 1 UStDV zusammenwirken. Eine strukturierte E-Rechnung muss ihre umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten; eine bloße Verweisung auf einen unstrukturierten Anhang reicht dafür nicht. Ergänzende Fahrtdetails können beigefügt werden. Die BMF-FAQ nennt in Frage 7b einen begrenzten Sonderfall für Endrechnungen: Bereits vereinnahmte Teilentgelte dürfen in einer beigefügten unstrukturierten Anlage abgesetzt werden, wenn der strukturierte Rechnungsteil ausdrücklich auf diese Anlage verweist. Diese Regel gilt auch über den 31. Dezember 2027 hinaus; sie erlaubt nicht, beliebige Pflichtangaben in einen Anhang zu verschieben. Die in Lektion 1 gezeigte Absetzung der Anzahlung wird dadurch nicht zu einer weiteren Forderung. Eine technisch fehlerfreie Datei beweist weiterhin nicht, dass der richtige Kunde, die richtige Verkehrsform oder eine tatsächlich ausgeführte Fahrt abgerechnet wurde. Fachliche Freigabe und technische Prüfung bleiben getrennte Arbeitsschritte.
Fiktive Sammelabrechnung: Zwei kleine Fahrten überschreiten gemeinsam die Grenze
Zwei gewöhnliche inländische Mietwagenfahrten für denselben unternehmerischen Leistungsempfänger werden ausdrücklich in einer einzigen Rechnung zusammengefasst. Sie kosten 238,00 und 23,80 Euro brutto. Beide Leistungen unterliegen im Modell 19 Prozent Umsatzsteuer. Ein Entwurf zeigt lediglich den Namen des Fahrdiensts, das Datum, die Fahrten und den Gesamtbetrag mit Steuersatz. Der Ersteller beruft sich darauf, dass keine einzelne Fahrt mehr als 250 Euro kostet.
Die maßgebliche Rechnungssumme lautet 238,00 + 23,80 = 261,80 Euro und überschreitet die Kleinbetragsgrenze. Die Nettoentgelte betragen 200,00 und 20,00 Euro, die Steuerbeträge 38,00 und 3,80 Euro. Die vollständige Abrechnung ergibt 220,00 Euro netto + 41,80 Euro Steuer = 261,80 Euro brutto. Die fehlenden Angaben für die vollständige Rechnung werden ergänzt; eine künstliche Bewertung der Sammelrechnung als zwei Kleinbetragsbelege wäre falsch.
Grenzkontrolle für eine andere, selbständige Rechnung: Genau 250,00 Euro brutto liegt noch innerhalb des § 33 UStDV, 250,01 Euro nicht. Bei 19 Prozent enthalten 250,00 Euro nach der benannten Rundung 39,92 Euro Steuer und 210,08 Euro netto. Der Grenzübertritt betrifft die Rechnungsanforderungen und nicht den Steuersatz. Auch eine vollständige Rechnung ist erst dann als bezahlt zu behandeln, wenn der Zahlungsausgleich tatsächlich festgestellt ist.
4. E-Rechnungen: Empfang und Ausstellung getrennt planen
Seit dem 1. Januar 2025 meint E-Rechnung im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch verarbeitet werden kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seitdem eine sonstige Rechnung. Ein PDF kann zwar Bestandteil eines geeigneten hybriden Formats sein; die bloße Dateiendung beweist dies aber nicht. Die BMF-Hinweise unterscheiden deshalb Formatprüfung, Prüfung der fachlichen Angaben und lesbare Darstellung. Ein Beleg kann alle Formatregeln erfüllen und dennoch eine erfundene Fahrt oder einen falschen Steuersatz enthalten. Automatisierung sollte den Abgleich unterstützen, nicht jede eingehende Datei ungeprüft zahlbar stellen.
Die grundsätzliche strukturierte Ausstellungspflicht des § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 betrifft Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern für den unternehmerischen Bereich unter den dortigen Voraussetzungen. Privatkunden werden dadurch nicht zu E-Rechnungsempfängern. Es gibt außerdem besondere Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über tatsächlich nach § 19 Absatz 1 steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche eigene Regeln haben; unsere Fälle betreffen keine öffentliche Beschaffung. Wer der Leistungsempfänger ist, wo die Beteiligten ansässig sind und welche Ausnahme wirklich greift, steht deshalb vor der Auswahl des Dateiformats.
Für die Ausstellung bestehen datierte Übergänge. Bis zum 31. Dezember 2026 darf für nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze nach § 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG noch Papier oder mit Empfängerzustimmung ein anderes elektronisches Format verwendet werden. Für 2027 ausgeführte Umsätze reicht der entsprechende Übergang bis 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Genau 800.000 Euro ist eingeschlossen; 800.000,01 Euro nicht. Die Grenze betrifft nicht den Umsatz des Kunden und auch nicht den Wert einer einzelnen Rechnung. Daneben steht ein eigener befristeter Übergang für bestimmte EDI-Verfahren. Diese Fristen sind keine pauschale Verlängerung der allgemeinen Rechnungsstellungsfrist.
Der Empfang wartet nicht bis zum Ende dieser Ausstellungsübergänge. Nach der aktuellen BMF-Einordnung müssen inländische Unternehmen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, einschließlich Kleinunternehmern. Ein geeignetes E-Mail-Postfach genügt als möglicher Empfangsweg, ersetzt aber nicht die geordnete Verarbeitung und Aufbewahrung. Eine Lieferantenrechnung wird dem richtigen Betrieb zugeordnet, als strukturierter Datensatz lesbar gemacht und mit Bestellung beziehungsweise Leistung abgeglichen. Die betriebliche Prüfung sollte auch bereits verarbeitete Rechnungsnummern erkennen: Derselbe Umsatz kommt nicht dadurch zweimal zustande, dass dieselbe Rechnung einmal als strukturierte Datei und einmal als Ansicht ankommt.
Nach den Übergängen bleibt die Ausstellungspflicht an ihren Anwendungsbereich gebunden. Eine nach § 33 zulässige Kleinbetragsrechnung oder eine Rechnung nach § 34a UStDV wird nicht allein wegen des Jahres 2028 zwingend strukturiert. Bei einer gewöhnlichen inländischen Unternehmensrechnung außerhalb der Ausnahmen kann dagegen eine reine PDF-Datei dann nicht mehr mit der abgelaufenen Übergangsregel gerechtfertigt werden. Für die Archivierung zählt zumindest der unversehrte ursprüngliche strukturierte Teil. Eine ausgedruckte Ansicht allein bewahrt diese Daten nicht. Bei widersprüchlicher Ansicht und strukturiertem Teil sind nach den BMF-Hinweisen die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich; der Widerspruch ist fachlich zu klären und nicht durch stilles Überschreiben zu verstecken.
Fiktiver Jahreswechsel: 800.000 Euro sind nicht mehr als 800.000 Euro
Ein inländischer regelbesteuerter Mietwagenbetrieb stellt für eine im Januar 2027 ausgeführte gewöhnliche Beförderung an ein anderes inländisches Unternehmen eine Rechnung über 357,00 Euro aus. Es liegt keine Kleinbetragsrechnung, keine Steuerbefreiung und kein anderer Sonderfall vor. Sein maßgeblicher Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG für 2026 beträgt im Modell exakt 800.000,00 Euro. Der Kunde hat dem Empfang einer gewöhnlichen PDF-Datei ausdrücklich zugestimmt.
Die Grenze des § 27 Absatz 38 Nummer 2 wird eingehalten. Für diesen 2027-Umsatz darf der Betrieb innerhalb des dortigen Übergangs noch die sonstige elektronische Rechnung verwenden. Die Rechnung bleibt inhaltlich vollständig erforderlich: 300,00 Euro netto + 57,00 Euro Steuer = 357,00 Euro brutto. Bei einem alternativ angenommenen Vorjahresgesamtumsatz von 800.000,01 Euro würde gerade dieser umsatzabhängige Übergang nicht greifen. Eine EDI-Ausnahme wäre eigenständig nachzuweisen und ist hier ausdrücklich nicht gegeben.
Der Betrieb kann sich zugleich nicht weigern, seine eingehende strukturierte Werkstattrechnung zu empfangen, nur weil er selbst noch PDF-Rechnungen ausstellt. Für eine vergleichbare neue Leistung im Januar 2028 trägt die genannte Übergangsregel die PDF-Ausstellung nicht mehr; die Ausnahmen und der dann geltende Rechtsstand sind erneut zu prüfen. Der Jahreswechselplan hat daher zwei getrennte Aufgaben: Empfang einschließlich Archivierung bereits betriebsfähig halten und die eigene Ausstellung rechtzeitig auf die erforderlichen Formate umstellen.
5. Kasse und Bank dürfen unterschiedliche Wege zeigen
Der Kassenbestand beschreibt vorhandenes Bargeld, nicht den gesamten Tagesumsatz. Kartenzahlungen gehören nicht als tatsächlicher Bargeldzufluss in diese Rechnung. Umgekehrt kann Bargeld aus einer Einlage stammen, ohne dass eine neue Fahrt verkauft wurde. Eine Einzahlung aus der Kasse auf das eigene Bankkonto verschiebt Geld innerhalb des Betriebs; sie ist nicht ein zweites Mal Umsatz. § 146 AO verlangt vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen sowie täglich festgehaltene Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Die einfache Kassenkontrolle lautet: Anfangsbestand plus wirkliche Bareingänge minus wirkliche Barausgänge gleich Sollbestand am Ende.
Der Sollbestand wird mit dem gezählten Istbestand verglichen. Eine Differenz ist zunächst ein Befund, keine Erklärung. Denkbar sind ein falsch erfasstes Zahlungsmittel, ein fehlender Auszahlungsbeleg, ein Zählfehler oder eine tatsächlich ungeklärte Abweichung. Das wird anhand der Originalunterlagen geprüft und mit Datum nachvollziehbar dokumentiert. Es ist unzulässig, die Ursprungseinträge so zu überschreiben, dass der vorherige Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein selbst erfundener Tankbeleg oder eine frei gewählte zusätzliche Fahrt wäre keine zulässige Korrektur. Die endgültige buchhalterische Behandlung eines verbleibenden Fehlbetrags braucht einen belegten Sachverhalt und eine fachliche Einordnung.
Eine Vermittlungsabrechnung verlangt einen zweiten Abgleich. Handelt der Vermittler im klar festgelegten Lehrfall nur als Beauftragter und zieht das Entgelt für Rechnung des Beförderers ein, bleibt die Beförderungsleistung diesem Betrieb zuzuordnen. Eine einbehaltene eigene Vermittlungsgebühr wird nicht einfach vom Fahrpreis wegdefiniert. Kundenbetrag, Gebühr und ausgezahlter Betrag bilden verschiedene Belegpositionen. Ein Kontoauszug über eine Nettoauszahlung genügt nicht, um Leistung, Gebührenart oder deren Umsatzsteuer zu bestimmen. Wenn die Plattform dagegen selbst Vertragspartner oder Leistender wäre, müsste die gesamte Zuordnung neu geprüft werden. Unsere Beispiele setzen deshalb das Agentur- und Einzugsverhältnis ausdrücklich fest.
Auch bei Gebühren ist keine pauschale Vorsteuerrechnung zulässig. Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG verlangt unter anderem eine für das Unternehmen ausgeführte Leistung, gesetzlich geschuldete Steuer und eine passende Rechnung; Ausschlüsse bleiben zu beachten. Einbehaltene Zahlungsentgelte können anders einzuordnen sein als eine ausdrücklich steuerpflichtige inländische Vermittlungsleistung. Eine Auszahlungsdifferenz von 4,76 Euro beweist deshalb für sich noch keine enthaltene Steuer von 0,76 Euro. Erst wenn Art, Betrag und steuerliche Behandlung der Gebühr im konkreten Fall feststehen, kann gerechnet werden. In den folgenden Zahlen ist das ein ausdrücklich gesetzter Lehrsachverhalt, kein Branchenstandard.
Eine gute Tagesabstimmung betrachtet deshalb drei getrennte Listen: ausgeführte und abgerechnete Fahrten, Geldbewegungen nach Zahlungsmittel sowie noch offene Ausgleichsposten. Die Rechnungssumme erklärt den Umsatzumfang, die Zahlungszuordnung erklärt die Forderungen, Kassen- und Banknachweise erklären die Geldbestände. Ein Sammelbetrag darf mehrere Rechnungen ausgleichen, wenn seine Zuordnung nachgewiesen ist. Unklare Beträge werden in der Arbeitskontrolle als ungeklärt markiert und untersucht, statt automatisch den ältesten Kunden als bezahlt zu behandeln. Diese Organisation macht spätere Rückfragen lösbar, ohne dass dafür eine bestimmte Buchhaltungssoftware oder ein pauschaler Automatismus vorgeschrieben wird.
Fiktiver Tagesabschluss mit Bargelddifferenz und Vermittlungsgebühr
Die Kasse beginnt mit nachgewiesenen 150,00 Euro. Für abgeschlossene Fahrten gehen 321,00 Euro bar ein. Eine belegte Betriebsausgabe von 35,00 Euro wird bar bezahlt. Anschließend werden nachweislich 300,00 Euro auf das eigene Geschäftskonto eingezahlt. Andere Bargeldbewegungen bestehen im Modell nicht. Der Sollbestand lautet 150,00 + 321,00 − 35,00 − 300,00 = 136,00 Euro. Tatsächlich gezählt werden 131,00 Euro: Es fehlen 5,00 Euro gegenüber der Aufzeichnung.
Getrennt davon bezahlt ein weiterer Kunde eine gewöhnliche inländische Mietwagenfahrt über 238,00 Euro vollständig an den ausdrücklich zum Einzug berechtigten inländischen Vermittler. Der Beförderer ist Vertragspartner und Leistender. Die eigene inländische Vermittlungsleistung wird im Fall ordnungsgemäß mit 4,00 Euro netto und 0,76 Euro gesetzlich geschuldeter Umsatzsteuer abgerechnet; sämtliche Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs seien erfüllt. Der Vermittler behält vereinbarungsgemäß 4,76 Euro ein und zahlt 233,24 Euro aus. Kontrolle: 233,24 + 4,76 = 238,00 Euro. Der Beförderungsumsatz bleibt 200,00 Euro netto zuzüglich 38,00 Euro Steuer; der Kunde hat keinen offenen Rest von 4,76 Euro.
Die 238,00 Euro werden nicht zum Bargeldbestand addiert. Die Einzahlung von 300,00 Euro ist keine zusätzliche Fahrt, und der Bankzufluss von 233,24 Euro ist nicht der vollständige Fahrpreis. Die Kassenabweichung von 5,00 Euro bleibt ein eigener Klärpunkt. Zählung wiederholen, Zahlungsarten und vorhandene Belege prüfen, festgestellte Fehler nachvollziehbar korrigieren: Erst dieser Ablauf trägt einen Abschluss. Für ein Passendmachen der Kasse durch erfundene Ausgaben gibt es in den Lehrannahmen keinen Beleg.
6. Fehler berichtigen, Entgelt ändern, Nachweise erhalten
Vor einer Korrektur steht die Frage, was überhaupt falsch ist. Fehlt eine Rechnungsangabe oder ist etwa die Anschrift unzutreffend, kann nach § 31 Absatz 5 UStDV ein spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogenes Ergänzungsdokument genügen. Nicht jede Berichtigung verlangt eine vollständige Stornierung und Neurechnung. Die ursprüngliche Fassung und die spätere Änderung müssen nachvollziehbar bleiben. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, gelten die entsprechenden Formanforderungen auch für die Berichtigung; bestehende Übergänge werden gesondert geprüft. Ein Empfänger darf die Rechnung des Leistenden nicht einfach selbst unbemerkt umschreiben.
Ein nachträglicher Preisnachlass ist etwas anderes als eine ursprünglich falsche Leistungsbeschreibung. Mindert sich nach Rechnungsausstellung nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch einen tatsächlich gewährten Nachlass ohne Änderung der abgerechneten Leistung, verlangt § 17 UStG die entsprechende steuerliche Berichtigung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfordert diese reine Entgeltminderung nicht automatisch eine Rechnungsberichtigung. Dagegen verlangen Änderungen im Leistungsumfang grundsätzlich auch eine passende Rechnungsberichtigung. Die Nachlassvereinbarung und der tatsächliche Zahlungsausgleich müssen weiterhin nachvollziehbar belegt werden. Bei gemeinsam geänderten Entgelten unterschiedlich besteuerter Leistungen verlangt § 17 Absatz 4 einen Beleg über die Aufteilung.
Eine bloß verspätete oder zu geringe Zahlung ist wiederum nicht automatisch ein Nachlass oder eine uneinbringliche Forderung. Der offene Betrag bleibt in der Abstimmung sichtbar, solange kein anderer belegter Rechtsgrund eingreift. § 17 Absatz 2 behandelt insbesondere tatsächlich uneinbringliche Entgelte; kommt später doch Geld, ist erneut zu berichtigen. Eine kaufmännisch so bezeichnete Gutschrift über einen Nachlass ist außerdem nicht dasselbe wie die umsatzsteuerliche Gutschrift nach § 14 Absatz 2: Bei dieser rechnet der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung über die Leistung des Unternehmers ab. Entscheidend ist die Funktion, nicht nur die Überschrift eines Dokuments.
Ein zu hoher gesonderter Steuerausweis kann nach § 14c UStG einen zusätzlichen Steuerbetrag auslösen. Deshalb darf eine falsche Steuerzeile nicht intern korrigiert und die abweichende Kundenrechnung unverändert im Umlauf gelassen werden. Für tatsächlich erbrachte Leistungen an Endverbraucher enthält die amtliche Verwaltungsauffassung eine besondere unionsrechtliche Einschränkung; sie wird nicht mit dem hier begrenzten Unternehmensfall gleichgesetzt. Unser Zahlenbeispiel betrifft ausdrücklich einen regelbesteuerten Leistenden und einen zum Vorsteuerabzug berechtigten unternehmerischen Leistungsempfänger. Die konkrete steuerliche Berichtigung, mögliche bereits erfolgte Vorsteuerabzüge und Verfahrensschritte bedürfen in echten Fällen einer fachlichen Prüfung.
Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Dokumentfunktion, nicht nach einem gemeinsamen Ordnernamen. Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufzubewahren. § 147 AO unterscheidet insbesondere zehn Jahre für Bücher und die dort genannten Abschlussunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und grundsätzlich sechs Jahre für sonstige dort genannte Unterlagen wie bloße Geschäftsbriefe. § 257 HGB ist daneben bei Kaufleuten zu beachten. Der konkrete Fristbeginn hängt beispielsweise von letzter Eintragung, Entstehung oder Empfang ab. Steuerlich erforderliche Verlängerungen können einen Ablauf verhindern. Die einjährige Aufbewahrung des Mietwagen-Auftragseingangs nach PBefG verkürzt längere steuerliche Pflichten nicht. Ein Ablaufdatum ist daher zunächst ein Prüftermin, keine automatische Löschfreigabe. Elektronische Daten müssen verfügbar und lesbar beziehungsweise maschinell auswertbar bleiben; bei E-Rechnungen reicht eine Papieransicht nicht als Ersatz für den ursprünglichen strukturierten Teil.
Fiktive B2B-Taxirechnung: Der Endpreis bleibt, die Steuerzeile ist falsch
Ein regelbesteuerter Taxiunternehmer hat eine vollständig innerhalb einer Gemeinde ausgeführte Fahrt für einen zum Vorsteuerabzug berechtigten Geschäftskunden korrekt mit einem feststehenden Gesamtpreis von 107,00 Euro abgerechnet. Die Leistung unterliegt tatsächlich sieben Prozent Umsatzsteuer. Im bereits versandten Beleg wurden versehentlich 19 Prozent verwendet: 89,92 Euro netto und 17,08 Euro Steuer. Alle übrigen Angaben und die ausgeführte Leistung stimmen. Der Kunde hat den Gesamtpreis noch nicht bezahlt; es gibt keine nachträgliche Preisänderung.
Richtig sind 107,00 × 7 / 107 = 7,00 Euro Steuer und 100,00 Euro netto. Der gegenüber der gesetzlichen Steuer zu hoch ausgewiesene Betrag beträgt 17,08 − 7,00 = 10,08 Euro. Der Belegfehler wird gegenüber dem Empfänger ordnungsgemäß berichtigt und mit dem Original verbunden. Im gesetzten B2B-Fall ist § 14c Absatz 1 einschließlich seiner Berichtigungsregel zu prüfen. Die Rechenkorrektur selbst ist keine Bestätigung, dass damit bereits sämtliche steuerlichen Verfahrenspflichten erledigt sind.
Die Kundenforderung bleibt 107,00 Euro, weil der verbindliche Gesamtpreis unverändert ist. Weder werden 10,08 Euro als zusätzliche Kundenzahlung erfunden noch wird automatisch eine Erstattung dieses Betrags gebucht. Erfolgt die Rechnungsausstellung 2026, endet die gewöhnliche achtjährige Rechnungsfrist rechnerisch mit dem 31. Dezember 2034. Vor einer möglichen Löschung ab 1. Januar 2035 sind Verlängerungen und andere einschlägige Aufbewahrungsgründe zu prüfen. Original, Berichtigung und ihre Zuordnung dürfen bei dieser Prüfung nicht auseinandergerissen werden.
Entscheidungen an Praxisfällen üben
Bearbeiten Sie die Fragen zunächst für sich. Öffnen Sie danach die jeweilige Musterlösung zum eigenen Vergleich. Diese Lesefassung speichert und bewertet keine Antworten.
Transferfall 1: Drei Zahlungswege, ein Tagesabschluss
Fiktiver vollständig inländischer Tagesfall eines regelbesteuerten Taxi-/Mietwagenbetriebs. Die Kasse beginnt mit 80,00 Euro. Eine begünstigte innergemeindliche Taxifahrt über 214,00 Euro brutto wird vollständig bar bezahlt und in genau einer Rechnung abgerechnet. Belegte Barausgaben betragen 36,90 Euro; 120,00 Euro werden anschließend auf das eigene Geschäftskonto eingezahlt. Weitere Bargeldbewegungen gibt es nicht. Gezählt werden 137,10 Euro. Eine gewöhnliche Mietwagenfahrt über 178,50 Euro brutto bezahlt ein Kunde vollständig an einen zum Einzug für den Beförderer berechtigten Vermittler. Dessen getrennte, im Modell gesetzlich mit 19 Prozent steuerpflichtige inländische Vermittlungsleistung kostet 6,00 Euro netto plus 1,14 Euro Steuer. Er verrechnet die 7,14 Euro vereinbarungsgemäß und zahlt noch am selben Tag den Rest aus. Eine weitere gewöhnliche Mietwagenrechnung über 357,00 Euro brutto wird nur mit 119,00 Euro per Überweisung bezahlt. Alle Abrechnungsbeträge sind richtig und der Beförderer ist jeweils Leistender; keine Befreiungen, Rückzahlungen, weiteren Bankbewegungen oder ungeklärten Einzüge.
1. Stimmen Sie Kasse, Bankzuflüsse und offene Kundenforderung getrennt ab. Welche Beträge dürfen nicht als zusätzliche Umsätze gezählt werden?
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Kasse: 80,00 + 214,00 − 36,90 − 120,00 = 137,10 Euro. Soll und Ist stimmen im Modell überein. Vermittlerauszahlung: 178,50 − 7,14 = 171,36 Euro; der zugehörige Kunde hat vollständig bezahlt. Bankzuflüsse dieses Falls: 120,00 + 171,36 + 119,00 = 410,36 Euro. Das ist die Veränderung durch die genannten Eingänge, kein ohne Anfangsbestand berechenbarer absoluter Bankbestand. Auf die Rechnung über 357,00 Euro bleiben 238,00 Euro offen. Der Gesamtbetrag der Fahrten ist 214,00 + 178,50 + 357,00 = 749,50 Euro. Die eigene Einzahlung von 120,00 Euro ist kein weiterer Umsatz; Auszahlung und Gebühr sind ebenfalls nicht noch einmal zusätzliche Fahrten. Von Kunden erfüllt sind 214,00 + 178,50 + 119,00 = 511,50 Euro. Zusammen mit 238,00 Euro offen ergibt das wieder 749,50 Euro.
Darauf kommt es an
- Kassensoll und gezähltes Ist mit 137,10 Euro abstimmen.
- 171,36 Euro Vermittlerauszahlung und 410,36 Euro Bankzuflüsse berechnen, ohne einen absoluten Bankbestand zu erfinden.
- 238,00 Euro Restforderung nur dem tatsächlich teilzahlenden Kunden zuordnen.
- 749,50 Euro Fahrtenbetrag, 511,50 Euro erfüllte Kundenbeträge und 238,00 Euro offen verbinden; internen Geldtransfer nicht als Umsatz verdoppeln.
§ 146 Abs. 1 und 4 AO; § 238 Abs. 1 HGB; § 362 BGB; § 10 Abs. 1 UStG; fiktive vollständige Zahlungszuordnung.
2. Zerlegen Sie die drei Fahrtenbeträge in Nettoentgelt und Umsatzsteuer. Begründen Sie, warum daraus noch weder Gewinn noch endgültige Umsatzsteuerzahllast folgt.
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Taxifahrt mit einer Rechnung: 214,00 / 1,07 = 200,00 Euro netto und 14,00 Euro Steuer. Erste Mietwagenfahrt: 178,50 / 1,19 = 150,00 Euro netto und 28,50 Euro Steuer. Zweite Mietwagenfahrt: 357,00 / 1,19 = 300,00 Euro netto und 57,00 Euro Steuer. Zusammen sind das 650,00 Euro Nettoentgelt und 99,50 Euro ausgewiesene Umsatzsteuer, also 749,50 Euro brutto. Die Vermittlungsgebühr bleibt eine eigene Eingangsleistung; ihre 1,14 Euro sind nicht zusätzliche Steuer auf die Fahrten. Die endgültige Zahllast erfordert den maßgeblichen Besteuerungszeitraum, Besteuerungsart und sämtliche zulässigen Vorsteuerbeträge. Insbesondere ist eine nach § 20 UStG gestattete Istbesteuerung nicht aus einer Teilzahlung abzulesen. Gewinn lässt sich aus den Fahrpreisen allein nicht ermitteln: Die 36,90 Euro Barausgaben sind ohne weitere Angaben nicht einmal vollständig nach Kostenart und steuerlicher Behandlung zerlegt, weitere Kosten fehlen.
Darauf kommt es an
- Die einzelne Taxirechnung korrekt mit 200,00 Euro netto und 14,00 Euro Steuer erfassen.
- Mietwagenbeträge mit 150,00/28,50 Euro und 300,00/57,00 Euro zerlegen.
- 650,00 Euro netto plus 99,50 Euro Steuer auf 749,50 Euro brutto abstimmen.
- Zahllast, Vorsteuer, Zahlungszeitpunkt und Gewinn ausdrücklich von der bloßen Rechnungszerlegung unterscheiden.
§§ 10, 12 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 10, 13 Abs. 1 Nr. 1, 15 und 20 UStG; UStAE 12.13 Abs. 7 und 8; ausdrücklich begrenzte Lehrannahmen.
Transferfall 2: Eine Datei sieht richtig aus, die andere sagt etwas anderes
Fiktiver inländischer regelbesteuerter Mietwagenbetrieb, keine öffentliche Beschaffung. Am 8. September 2026 erhält er eine hybride Werkstattrechnung: Die lesbare Ansicht zeigt 595,00 Euro, der strukturierte Teil 714,00 Euro. Beide Teile nennen dieselbe Rechnungsnummer. Der Auftrag bestätigt 595,00 Euro; eine Zusatzleistung ist nicht belegt. Außerdem plant der Betrieb die eigene Ausstellung für gewöhnliche, steuerpflichtige inländische Unternehmensfahrten über jeweils 250 Euro hinaus im Januar 2027. Sein maßgeblicher Gesamtumsatz 2026 beträgt exakt 800.000 Euro, Empfängerzustimmung zu PDF liegt vor und ein EDI-Sonderfall ist nicht vorgesehen. Im Archiv liegen zudem eine 2026 ausgestellte und entstandene Rechnung, ein nur als Geschäftsbrief einzuordnendes, im Jahr 2026 empfangenes Schreiben und ein Buch, dessen letzte Eintragung 2027 erfolgt. Zunächst sind keine fristverlängernden Umstände bekannt; genau das soll vor einer späteren Löschung erneut geprüft werden.
1. Wie behandeln Sie den Rechnungswiderspruch, und was folgt aus dem Vorjahresumsatz für Empfang und eigene Ausstellung?
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Die Rechnung wird nicht doppelt gebucht und auch nicht ungeprüft mit einem beliebig ausgewählten Betrag freigegeben. Für die hybride E-Rechnung sind nach der amtlichen Einordnung die strukturierten Daten führend. Deren 714,00 Euro widersprechen hier dem belegten Auftrag über 595,00 Euro; die Differenz beträgt 119,00 Euro. Die Akte erhält deshalb einen dokumentierten Klärvermerk. Eine fehlende Zusatzleistung wird nicht erfunden; eine erforderliche Berichtigung kommt vom Rechnungsaussteller. Die Originaldaten bleiben erhalten. Für die eigenen Januar-2027-Umsätze kann der Betrieb den Übergang bis 31. Dezember 2027 nutzen, weil der relevante Vorjahresgesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt und die PDF-Zustimmung vorliegt. Bei 800.000,01 Euro wäre gerade diese Grundlage entfallen. Die bereits seit 2025 bestehende Empfangsanforderung ist davon unabhängig; der Übergang erlaubt keine Zurückweisung strukturierter Lieferantenrechnungen allein wegen ihrer Form.
Darauf kommt es an
- 119,00 Euro Widerspruch erkennen und keine ungeprüfte Zahlung oder Doppelbuchung freigeben.
- Führenden strukturierten Teil, echten Auftrag und notwendige Klärung beziehungsweise Ausstellerberichtigung unterscheiden.
- 800.000-Euro-Gleichheit sowie vorheriges Kalenderjahr und PDF-Zustimmung für den 2027-Übergang korrekt anwenden.
- E-Rechnungsempfang seit 2025 von der eigenen Ausstellungswahl trennen.
§ 14 Abs. 1 und 2 sowie § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG; § 31 Abs. 5 UStDV; § 146 Abs. 4 AO; BMF-FAQ März 2026, Fragen 11, 12 und 12a.
2. Welche gewöhnlichen Fristenden ergeben sich für die drei ausdrücklich eingeordneten Archivunterlagen, und was ist vor einer Löschung zu prüfen?
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Die 2026 ausgestellte und entstandene Rechnung führt bei der gewöhnlichen achtjährigen Rechnungs- beziehungsweise Buchungsbelegfrist bis 31. Dezember 2034. Für den ausschließlich als Geschäftsbrief eingeordneten und 2026 empfangenen Beleg ergibt die sechsjährige Frist den 31. Dezember 2032. Maßgeblich ist hier der Empfang, nicht allein das Datum auf dem Schreiben. Das Buch hat seine letzte Eintragung erst 2027; die zehnjährige Frist läuft daher grundsätzlich bis 31. Dezember 2037, nicht bis 2036 nur wegen eines früheren Buchbeginns. Diese Daten sind Prüftermine. Dokumente mit mehreren Funktionen, noch nicht abgelaufene steuerliche Festsetzungsfristen und weitere Aufbewahrungsgründe werden vor einer Löschung erneut betrachtet. Bei der E-Rechnung bleibt mindestens der ursprüngliche unversehrte strukturierte Teil erhalten; lesbare Darstellung, Zuordnung und erforderliche ergänzende Unterlagen müssen verfügbar bleiben. Eine Jahreszahl im Ordner oder die einjährige PBefG-Auftragsfrist löst keine steuerliche Löschfreigabe aus.
Darauf kommt es an
- Rechnungsfrist bis 31.12.2034 aus dem Ausstellungs-/Entstehungsjahr 2026 herleiten.
- Geschäftsbrief mit Empfang 2026 bis 31.12.2032 und Buch mit letzter Eintragung 2027 bis 31.12.2037 unterscheiden.
- Mehrfachfunktionen, steuerlichen Verlängerungsvorbehalt und weitere einschlägige Gründe vor Löschung prüfen.
- Strukturiertes Original, Lesbarkeit und Belegzusammenhang erhalten, statt nur eine Papieransicht aufzubewahren.
§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 2 bis 4 AO; § 257 Abs. 4 und 5 HGB; § 49 Abs. 4 PBefG; BMF-FAQ März 2026, Frage 13.
Transferfall 3: Gewährter Nachlass und eigenmächtiger Zahlungsabzug
Fiktiver gewöhnlicher inländischer Mietwagenauftrag zwischen regelbesteuerten Unternehmen. Die vollständig ausgeführte und richtig beschriebene Leistung wurde mit 1.190,00 Euro brutto einschließlich 19 Prozent Umsatzsteuer korrekt abgerechnet. Danach wird verbindlich und ohne weitere Zahlungsbedingungen ein Nachlass von zwei Prozent auf diesen Gesamtbetrag vereinbart. Art und Umfang der Leistung bleiben unverändert. Der Kunde überweist jedoch 1.142,40 Euro und erklärt, vier Prozent abgezogen zu haben. Es gibt keinen weiteren Nachlass, keine Aufrechnung, keinen Erlass, keinen Ausfallnachweis und keine frühere Zahlung. Der Beförderer versteuert im Modell nach vereinbarten Entgelten. Unabhängig davon wurde in einer anderen Rechnung lediglich die Hausnummer desselben tatsächlichen unternehmerischen Leistungsempfängers falsch erfasst. Für deren 2026-Umsatz darf der Betrieb den gesetzlichen Ausstellungsübergang nutzen; eine Zustimmung zu PDF liegt vor.
1. Berechnen Sie den berechtigten Nachlass, das verbleibende Entgelt und den offenen Betrag. Was ändert sich steuerlich, und was nicht allein wegen der zu geringen Überweisung?
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Vereinbarter Bruttonachlass: 1.190,00 × 2 Prozent = 23,80 Euro. Darin stecken 20,00 Euro Nettoentgelt und 3,80 Euro Umsatzsteuer. Die verbindlich reduzierte Gegenleistung beträgt 1.166,20 Euro, aufgeteilt in 980,00 Euro netto und 186,20 Euro Steuer. Nach Eingang von 1.142,40 Euro bleiben 23,80 Euro offen. Die Kontrollgleichung lautet 1.142,40 + 23,80 = 1.166,20 Euro; mit dem vereinbarten Nachlass von 23,80 Euro wird wieder der ursprüngliche Gesamtbetrag von 1.190,00 Euro erreicht. Die tatsächliche Entgeltminderung verlangt die steuerliche Berichtigung nach § 17. Der eigenmächtige zusätzliche Abzug des Kunden ist ohne weiteren Rechtsgrund nicht ebenfalls ein gewährter Nachlass. Er beweist auch keine Uneinbringlichkeit. Unter der gesetzten Besteuerung nach vereinbarten Entgelten wird die Steuer deshalb nicht allein auf den unvollständig überwiesenen Betrag heruntergerechnet.
Darauf kommt es an
- 23,80 Euro Bruttonachlass als 20,00 Euro netto und 3,80 Euro Steuer berechnen.
- 1.166,20 Euro reduzierte Gegenleistung in 980,00 Euro netto und 186,20 Euro Steuer zerlegen.
- 23,80 Euro offene Forderung nach 1.142,40 Euro Eingang feststellen und beide Kontrollgleichungen erklären.
- Echte Entgeltminderung von eigenmächtigem Zusatzabzug und nicht nachgewiesener Uneinbringlichkeit unterscheiden.
§ 10 Abs. 1, § 12 Abs. 1, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a und § 17 Abs. 1 und 2 Nr. 1 UStG; § 362 BGB; ausdrücklich bedingungslos vereinbarter Nachlass.
2. Unterscheiden Sie den Nachlassfall von der falsch erfassten Hausnummer. Welche Belege beziehungsweise Berichtigungen sind passend, und warum ist nicht beides automatisch eine umsatzsteuerliche Gutschrift?
Musterlösung und Prüfkriterien öffnen
Der nachträgliche reine Nachlass verändert bei weiterhin richtiger Leistungsbeschreibung die Bemessungsgrundlage. Die Vereinbarung, steuerliche Berichtigung und Zahlungszuordnung werden nachvollziehbar erhalten; allein deswegen ist nach den BMF-Grundsätzen keine Rechnungsberichtigung zwingend. Die falsche Hausnummer ist dagegen eine unzutreffende Rechnungsangabe. Der Aussteller kann sie durch ein Dokument berichtigen, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die richtige Angabe enthält. Die übrigen richtigen Angaben müssen nicht allein deshalb vollständig neu ausgestellt werden. Für den ausdrücklich gesetzten 2026-Übergangsfall kann die vereinbarte sonstige elektronische Form zulässig sein; bei einer vorgeschriebenen E-Rechnung wären deren Formanforderungen auch für die Berichtigung maßgeblich. Original und Ergänzung bleiben verbunden und unverdeckt erhalten. Eine umsatzsteuerliche Gutschrift wäre eine vorher vereinbarte Abrechnung des Leistungsempfängers über die Leistung des Unternehmers. Weder der Nachlass noch eine vom Leistenden ausgestellte Adressberichtigung erfüllt diese Funktion automatisch.
Darauf kommt es an
- Reine Entgeltminderung und unzutreffende ursprüngliche Rechnungsangabe auseinanderhalten.
- Eindeutig bezogene Ergänzung durch den Aussteller nach § 31 Abs. 5 UStDV als möglichen Berichtigungsweg erklären.
- Formanforderungen samt konkret gesetztem 2026-Übergang sowie unveränderte Historie berücksichtigen.
- Umsatzsteuerliche Gutschrift anhand vorheriger Vereinbarung und Abrechnung durch den Leistungsempfänger erklären, nicht anhand des Wortes Nachlass.
§ 14 Abs. 2 Satz 5, § 17 und § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG; § 31 Abs. 5 UStDV; § 146 Abs. 4 AO; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a/51b und Änderung UStAE 14.11.